E-Maintenance

Dans le cadre d’une meilleure gestion et traitement des problèmes techniques dans l’établissement et pour un meilleur suivi des demandes d’intervention, la cité scolaire met en place, à compter d’aujourd’hui et de façon progressive, E-Maintenance. Ce site internet, géré par le service Intendance en lien avec les équipes de maintenance, d’entretien et de gestion du parc informatique, va remplacer les « fameux cahiers de doléance » de l’Intendance. Nous laisserons jusqu’aux vacances de Noël la possibilité de remonter encore des demandes sur les cahiers de doléances situés à l’Intendance mais nous vous invitons dès à présent à utiliser E-maintenance qui nous permettra de mieux traiter votre demande.

Comment cela fonctionne ?
c’est très simple : vous trouverez dans toutes les salles de cours, salle des professeurs, salle de repro, Intendance, Secrétariats, Cuisine, … des affiches (cf. pièce jointe « fiche E-Maintenance ») qui vous donneront la possibilité de remonter, tout problème que vous rencontrerez, par mail 0750690t@aji-france.net ou depuis le site internet de E-Maintenance http://e-maintenance.aji-france.com/e/0750690T (vous pourrez également accéder à E-Maintenance sur le site internet du lycée et du collège Villon rubrique Intendance ou en scannant le QR code présent sur l’affiche depuis votre smartphone).

Comment remplir un ticket par le site internet ?
(cf. pièce jointe « capture E-maintenance »)
On vous demandera de donner votre identité et votre mail (celle-ci est facultative mais recommandée pour un meilleur suivi). Puis vous remplirez :

  • Un titre du ticket qui puisse être explicite de suite pour nous et notamment dans le fait d’assigner ce ticket à untel des différents services ;
  • Une catégorie parmi les suivantes : Matériel informatique, Réseaux informatiques, logiciels informatiques, login et mots de passe, mobiliers, réparations, entretien-nettoyage, et chauffage ;
  • Un lieu qui n’a pas été ciblé par salle de classe mais par un ensemble : par exemple, Bâtiment D – 2ème étage, CDI Collège, Gymnase Lycée, … en revanche, dans le contenu de votre message, il est demandé de cibler la salle de cours ou un endroit précis d’un ensemble afin d’aider au mieux les personnes qui interviendront ;
  • Le contenu du message pour y écrire votre demande ;
  • Eventuellement vous pouvez aussi mettre des pièces jointes si vous souhaitez mettre des photos sur l’intervention demandée.

Vous n’aurez plus qu’à valider en appuyant sur « ajouter ».
Lors de votre 1er ticket, vous recevrez un mail vous demandant de cliquer sur un lien « AJI E-Maintenance » afin que votre adresse mail soit « enregistré » par AJI et considéré comme fonctionnelle en tant que telle. Cette « validation » par AJI ne vous sera plus demandée par la suite. Il est important que vous cliquiez sur ce lien cette 1ère fois afin que vous puissiez voir nos demandes de précisions que nous pourrions vous faire ou tout simplement pour que vous sachiez que votre ticket a été traité et clôturé.

Comment remplir un ticket par mail ?
Comme n’importe quel mail, nous vous demanderons de mettre l’objet de votre ticket et dans le corps du mail, la catégorie et le lieu de l’intervention ainsi que l’explication qui accompagnera la demande d’intervention.
Nous vous invitons à utiliser plutôt le ticket depuis le site internet de E-maintenance que l’adresse mail. Il est plus ergonomique.

Comment se passe le suivi ? (cf. pièce jointe « exemple échange ticket »)
Après avoir remonté un ticket, celui-ci est assigné à la personne compétente pour y répondre. Des précisions sur votre ticket pourront vous être demandées si nécessaires.
Si l’intervention demandée est effectuée, vous en serez informés dans les échanges sur le ticket et celui-ci pourra être clôturé. Toute clôture de ticket signifiera que l’intervention aura été effectuée ou qu’elle n’est pas réalisable.
Si l’intervention ne peut être effectuée de suite ou peut prendre un peu plus de temps, nous vous le dirons également à travers les échanges dans le ticket.